公共基础知识：公文写作之公文初识——西安京佳教育

来源：陕西华图网校 时间：2011-12-23

　　一、公文的概念

　　公文是公务文书的简称。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党和机关、社会团体、企业和事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党和机关在进行公务活动时所形成和使用的文书。

　　行政机关公文依照2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《行政机关公文处理办法》执行，其中规定，“行政机关公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。中国机关公文依照中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国机关公文处理条例》执行，其中规定，“党的机关的公文，是党的机关实施、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”

　　二、公文的类别

　　公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文. 如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。

　　公文按其内容性质，可分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文。指挥性公文是指上级机关对下级机关或群众发出的用以和指导工作的公文，如命令、指示、决定、意见、批复等。规范性公文是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范，如条例、规定等。报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性的公文，如报告、请示。知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文，如公报、公告、通知、通报、函等。

　　按照中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国机关公文处理条例》的规定，党的机关公文种类主要有14种，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、 函、会议纪要。

　　按照2000年8月24日发布的《行政机关公文处理办法》的规定，我国行政机关的公文种类主要有13种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

　　总之，公文文种是公文的重要组成部分，用以概括表明公文的性质、用途与制发机关的职权范围。文种还决定着公文的结构、格式与语言的运用。正确选用文种对维护行政管理工作的严肃性和有效性、增加受文者准确理解发文者的意图、及时有效地处理公文有着重要意义。撰写公文时，我们可以依据行文关系、制发机关的职权范围和行文目的要求来准确选用文种。

　　三、公文的作用

　　1. 法规准绳作用

　　党和机关制定的部分公文用来颁布各种行政法规和规章。这些公文是一定范围内各级机关、社会团体、企事业单位工作的规范和准则，必须遵守，做到令行禁止，否则，就会受到法律制裁或行政处罚。

　　2. 指导作用

　　公文是贯彻执行党的方针、政策，的法律、法规的一种工具，同时也是上级机关结合本部门、本地区的实际情况，向下级单位布置工作、提出要求、交代措施方法的工具，因此，公文常用来和指导下级工作。

　　3. 宣传教育作用

　　公文是用来宣传党和的方针政策、提高认识、统一思想的有力工具，尤其是那些宣传典型经验和先进事迹以及批评错误、通报情况、揭露问题的公文，具有很强的宣传和教育作用。

　　4. 联系协调作用

　　公文是公务活动中各种信息的载体。上级机关可以通过公文将党和的路线、方针、政策、法令传达到下级机关予以贯彻执行；下级机关常常通过报告、请示等公文，把工作中出现的情况和问题及时反映给上级机关；平行和不相隶属的机关之间也常通过公文互通情况、商洽工作。由此可见，公文在各机关、单位处理日常工作、业务经营活动中起着重要的联系协调作用。

　　5. 依据凭证作用

　　一份公文既是制发机关意图的体现，也是收阅机关贯彻执行、开展工作的依据，此外，公文真实地记载了公务活动的具体情况，立卷归档后，就成为宝贵的历史文献，成为人们查对事实和研究史料的凭证。

　　四、公文写作的基本要求

　　公文的撰写是一项政策性、思想性、业务性非常强的工作，撰写公文应当做到以下几点：

　　（一）主旨必须正确专一鲜明

　　正确，是指一篇公文主旨的确定，必须符合党和的方针政策，做到观点正确，情况属实。要增加主旨的正确性。作者必须有正确的世界观和思想方法，所反映的情况、做出的分析、提出的意见和要求要立足现实，便于贯彻执行。专一是指公文的主旨只能有一个，不能有两个中心，防止主旨分散。鲜明则要求主旨的表达要清楚明白，直述不曲，使受文单位和读者一目了然，便于准确领会和把握公文的基本精神。

　　（二）材料必须切题真实典型

　　因为材料是用来反映、阐述、论证公文主旨的，所要选取的材料要切合公文的题义，与文中的观点一致，不能离题。如果选取的材料不真实，其说明或论证的主旨就缺乏可信的基础，要做到材料真实，写作者必须坚持实事求是的态度，尊重事实，既要报喜也要报忧，敢于反映客观事物的本来面目。材料在切题、真实的基础上，还要具有典型性即代表性，有代表性的材料才能反映事物的本质，才具有说服力。

　　（三）结构要严谨，层次要分明，条理要清楚

　　结构是文章内容的组织和构造，公文的结构不仅要准确反映公务活动这一客观事物的内在本质和联系，服务于公文主旨的需要，还要适合公文不同体式的要求，所以要求作者按先后顺序或逻辑性质安排结构，使得结构精严细密，无懈可击。

　　（四）语言要准确简明，平实庄重

　　语言准确要求如实地反映客观实际，对情况和问题作忠于事实真相的反映和表述，各种概念、判断要贴切反映事物的本质、规律和情况，防止误解和产生歧义。简明即语言要简单明了，使读者易于理解。公文是推动公务、解决实际问题的，长篇大论，言不及义，语义含糊是公文用语的大忌，不利于实际问题的解决和办事效率的提高。公文语言还要求平直朴实，不堆砌词藻，且公文都是法定的放心机关制发的，语言运用上还要体现出庄重的特点，尽量使用书面语言，少有或慎用方言土语或口语。此外，公文用语还要符合约定俗成或明文规定的标准规范，如用字用词造句、标点符号、数字、缩略语、计量单位等均要规范。还要准确使用公文习惯用语。

　　五、公文写作的语言应用

　　在公文写作过程中，要正确地选择合适的语言以充分地表达主题。公文写作的语言选择应注意：认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际；注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点；注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；注意词语间的正确搭配。遵循语言法则；注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性；注意针对公文具体收受对象的特点选词，以便于理解和执行；注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果；注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性；注意根据文种的不同特点选词，以增加语言得体而有力；注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。